Rimborso chilometrico: guida per seguire le tabelle ACI nel calcolo costi
Punti chiave
Se quando si è piccoli si sogna talvolta di guidare, tanto, macinando chilometri dove più piace con la propria auto, poi quando si comincia per davvero, da ragazzi patentati, tocca fare i primi conti con le spese, per farli quei chilometri di gioventù. Anche quando si è adulti non è mai finita con il calcolo dei chilometri, ma può cambiare la prospettiva: i lavoratori dipendenti e i professionisti, retribuiti per dei servizi, continuano a dover spesso misurare gli spostamenti in auto e conteggiare i chilometri percorsi, fino alla soglia della pensione. Certo, dipende dal lavoro chi si fa, ma da anni il rimborso chilometrico è strumento diffuso e gradito, nelle imprese italiane ed estere. Chi si muove per lavoro, con auto le cui spese sono in capo a se stesso ma sostenute per un servizio lavorativo, usa il rimborso chilometrico per compensare il dovuto da parte dell’azienda, che se ne fa poi capo conteggiando la cifra da rimborsare posticipatamente. La base di calcolo, per quantificare il costo chilometrico e quindi quello di spostamento con un certo veicolo, è di norma in Italia quella ACI, che propone le note “Tabelle”.
Differenze effettive ovviamente ci sono, in base al tipo di strada e all’auto, facendo i pignoli contano mille fattori tra cui il “piede” e lo stato tecnico dell’auto, ma è impossibile essere perfetti e le Tabelle sono ben affinate nel tempo; usate un po’ come “la bibbia” dato per scontato che l’unità di misura sia sempre il chilometro, per quantificare la strada fatta in una trasferta lavorativa, da rimborsare nei costi. Per avere un’idea di cosa conti, nelle tabelle ACI, per il calcolo dei costi chilometrici basti pensare che sono ovviamente mediati e inclusi nel calcolo di rimborso il carburante e i materiali di usura dell’auto, come freni e pneumatici; ci sono poi anche elementi di costo fisso lungo l’anno di circolazione, come bollo e assicurazione, da “spalmare”. Insomma, dare un occhio alle Tabelle ACI è molto utile anche ai privati, per capire quanto costi sommariamente usare un’auto piuttosto di un’altra, pensando all’acquisto della stessa e serve persino alle Risorse Umane delle aziende, per stimare un valore di certe auto come fringe-benefit.
Costo chilometrico & Tabelle
Per ogni auto si calcolano i fattori determinanti, come la classe del veicolo e il tipo alimentazione, ovvio che il costo chilometrico dipenda poi da quanta strada si percorre: più saranno alti i km annui, più basso il costo chilometrico indicato in tabella, poiché le spese fisse si distribuiscono. In tabelle rimborso chilometrico semplificate, si trovano valori €/km riferiti a un intervallo di percorrenza chilometrica annua media, tipica quella dei 15.000 km. Le quote base del calcolo per i rimborsi (il cosiddetto costo chilometrico ACI) sono costantemente aggiornate e generalmente comprendono l’IVA (escludibile ad esempio per i furgoni). Poiché il prezzo dei carburanti varia molto, i conteggi si basano su quelli comunicati dal Ministero e aggiornati periodicamente. Per vedere o scaricare le Tabelle ACI, aggiornate, si può contare sulla loro pubblicazione da parte della Gazzetta ufficiale, oltre che da ACI. A questo link le versioni correnti delle Tabelle nazionali costi chilometrici di esercizio, per autovetture e motocicli (elaborate dall’ACI e pubblicate in supplemento alla Gazzetta Ufficiale) in formato pdf. Vi sono sezioni per auto nuove e usate, con elenchi alfabetici suddivisi a loro volta secondo il tipo di alimentazione (endotermica, ibrida o elettrica).
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Modulo di calcolo
Sia i dipendenti sia i professionisti autonomi, quando usano la propria auto per lavoro, possono essere rimborsati delle spese secondo il calcolo di rimborso chilometrico come da Tabelle ACI. Si compila un modulo abbastanza standardizzato, con i dati personali e di veicolo utilizzato (marca e modello, targa, tipologia) oltre quelli specifici del viaggio (date, luogo partenza, arrivo ecc.) contando i chilometri totali percorsi e moltiplicandoli per il valore di costo chilometrico assegnato (es. 50 Km andata + 50 Km ritorno, per quota rimborso 0,4 €/km = 40 euro). Alcune aziende preparano moduli con una quota rimborso fissa, duratura nel tempo, per cui è banale trovare l’importo spettante, moltiplicando il costo chilometrico “imposto” (talvolta minore di quello ACI della propria vettura) per i chilometri totali percorsi ogni volta, senza ricercare quote rimborso dedicate e variabili di volta in volta. Le spese accessorie, come quelle autostradali o di altro occorso durante il viaggio lavorativo, quando coperte dalle aziende sono “giustificate” dalle proprie stesse ricevute, che si possono includere in quanto a valore univoco, contrariamente al rimborso chilometrico che è variabile. Per difficoltà o dubbi nel risultato di un calcolo costi chilometrici, si può usare lo strumento online su sito ACI, fruibile previa registrazione, oppure alcune App dedicate e banalmente aiutarsi con i servizi di navigazione o mappe, che conteggiano i chilometri del percorso fatto confermandone il valore usato, nel calcolo (se ci si è dimenticati di osservare bene o resettare l’odometro, ndr).
Tasse, no grazie
Fortunatamente e logicamente, sul rimborso chilometrico non si applicano in genere imposte, o meglio quasi, perché dipende. Quando il viaggio è esterno all’area del comune sede lavorativa (per almeno 10 Km) non ci sono tasse poiché non si tratta di reddito imponibile. Piccole differenze, da consulente cui farle verificare in sede di dichiarazione redditi, sono quelle invece dove sia tassabile il percorso in differenza tra la sede lavoro e il domicilio, qualora partendo da casa si “contano” più chilometri che partendo invece “dal lavoro” per andare in trasferta. Lato spese, esterne al puro calcolo di costi chilometrici, devono essere documentate da tutti gli scontrini, le fatture o ricevute specifiche, per essere deducibili, oltre a essere “proporzionali” e non inerenti benefici accessori (anche qui, in certi casi è consigliabile il consulente fiscale). Regola fissa, è comunque tenere tutte le copie originali dei giustificativi spesa per un dato viaggio. La deducibilità dell’importo calcolato e ricevuto secondo Tabelle, si limita ai veicoli con massimo diciassette cavalli fiscali se benzina e venti se diesel.
